[LIVRE BLANC] La VAE à distance à CY Cergy Paris Université

CY Click & Learn : une application expérimentale pour la VAE à distance

Pour répondre à ces nouveaux défis, CY Cergy Paris Université a anticipé avec une solution innovante en lançant CYClick&Learn, la première application mobile dédiée à l’accompagnement VAE, pour dynamiser et amplifier l’accès au dispositif.

Sensibles aux retours d’expériences des candidats VAE faisant état de besoins complémentaires sur des thèmes spécifiques, les équipes VAE ont œuvré au développement de l’application CYClick&Learn. C’est une offre qui a été pensée pour optimiser l’expérience candidat. Le candidat utilise l’application à son rythme où et quand il le souhaite. Autonome mais pas seul pour autant, le candidat aura la possibilité d’échanger avec un coach. Le parcours est jalonné de vidéos avec des modules ludiques mêlant jeux, quiz et challenges. 

Notre application CYClick&Learn a vu le jour en octobre 2022 et a reçu un excellent accueil de la part de nos candidats, de notre direction et de notre établissement. Aujourd’hui, chaque nouveau candidat accompagné ou non accompagné par un expert VAE adhère à notre application. Avant de débuter notre projet digital, nous devions organiser notre réflexion et répondre à plusieurs questions. 

Retour d'expérience.

Quel est l’objectif ? pour quelle cible ? quel résultat attendu ?

Nous sommes partis de l’écart constaté entre les parcours VAE de nos candidats et notre offre de service qui ne répondait pas complétement à leur besoin. Les publics les plus éloignés de l’emploi et/ou les moins diplômés rencontraient des difficultés à suivre une démarche VAE. Nous avions constaté que cela engendrait des prolongations des parcours, une perte de motivation voire même des abandons. Notre volonté était de contribuer à l’égalité des chances et lutter contre les inégalités sociales et territoriales en matière de réussite éducative.

En parallèle, nous avions pour ambition de proposer une nouvelle offre de service aux candidats qui avaient fait le choix de ne pas être accompagnés dans la rédaction de leur dossier par l’un de nos experts VAE.

Quelle solution retenue ?

Le choix d’une application dédiée à l’accompagnement VAE nous est très vite apparu comme la solution à apporter.

Nous pouvions ainsi renforcer/développer notre prestation d’accompagnement, permettre une montée en compétences sur des thématiques ciblées (approche par compétences, analyse de référentiel, explicitation de pratiques professionnelles…) en s’appuyant sur une pédagogie innovante permettant une plus grande facilité d’accès à des certifications du premier cycle (et plus) et une plus grande flexibilité par sa modalité 100% distanciel. Le contenu serait accessible partout et tout le temps, l’application permet de lever les contraintes horaires que rencontrent de nombreux candidats.

Contrairement à une plateforme e-learning, la mise en place d’une application formation est très simple, surtout si on fait le choix d’une solution marque blanche. Le lancement est plus rapide et à moindre coût. 

Quelles ressources ? (Humaine, financière, technologique)

Dans un premier temps, il faut définir l’ensemble des ressources nécessaires et utiles à la réalisation du projet. 

• Ressources humaines : Définition d’une équipe projet Dans le cadre de la mise en place de notre application, notre équipe projet était composée de 2 Chefs de projet (un chef de projet interne et un chef de projet externe), d’un expert métier (un accompagnateur VAE interne), un ingénieur pédagogique externe, d’une équipe communication (un chargé marketing, un responsable des Relations presse et relations extérieures, un content Manager) et du responsable de l’informatique.
• Ressources financières : Quel budget ? Contrairement aux marchés privés, les marchés publics doivent se faire par le biais d’un appel d’offres. Une organisation publique est dans l’obligation de transmettre publiquement l’information selon laquelle elle recherche un prestataire. La procédure peut prendre plusieurs mois. Le seul cas où le prestataire peut être choisi directement par une organisation publique concerne des travaux inférieurs à 40 000€. Nous avons donc décidé de rédiger un cahier des charges avec un budget alloué au projet inférieur à 40 000€. Ce cahier des charges a été transmis à 5 prestataires. Nous avons créé une grille de notation avec pondérations, ce qui nous a permis de sélectionner notre partenaire.
• Ressources technologiques : Recensement du matériel, technologies Le choix d’une application formation en marque blanche nous a permis d’éliminer le besoin en ressources technologiques. Nous avons fait le choix d’un produit clé en main qui nous permet de diffuser rapidement du contenu. Aucun développement à prévoir, aucun investissement à prévoir pour améliorer le produit, les montées de version sont gratuites. L’avantage est la customisation de l’application selon notre charte graphique et le fait que le nom du fournisseur reste inconnu. 

Quel délai ?

Comment évaluer et quand ? 

Évaluation de la formation et de l’application CYClick&Learn

• Évaluation de connaissances : Les différentes séquences de formation sont jalonnées par des évaluations sur les connaissances acquises. Nous avons opté pour une validation de la séquence à partir de 80% de bonnes réponses. En dessous, nous conseillons au candidat de refaire la séquence puis de refaire l’évaluation.
• Évaluation de la satisfaction : Pour mesurer la qualité du parcours de formation et sa pertinence, à la fin de chaque module, le candidat doit répondre à un questionnaire de satisfaction. L’objectif est d’utiliser les retours obtenus pour améliorer et faire évoluer notre parcours de formation.

Difficultés rencontrées

Le projet a pris 3 mois de retard par rapport au planning prévisionnel. Les raisons de ce retard sont notamment dues à des durées de validation en interne trop longues ainsi que des difficultés rencontrées au moment de la création de comptes développeurs « Apple et Google ». En effet, la création de comptes développeurs est payante, Apple et Google exigent un paiement en ligne au moment de la création.

En tant qu’établissement public, nous avions deux contraintes :

• Autorisation de paiement uniquement si nous déclarons la réalisation d’une prestation (déclaration de service fait)
• Autorisation de paiement uniquement sur facture

Or dans ce cas, seul le paiement en ligne permettait la création des comptes développeurs. Après plusieurs échanges entre nos services informatiques, comptables et les services Apple et Google, nous avons pu trouver un compromis nous permettant de créer ces comptes.

En savoir plus 

• Télécharger le livre blanc du FFFOD : Etat des lieux sur la VAE à distance et préconisations